A partir de agora, os contratos, aditivos e atas de registro de preços do Grupo Hospitalar Conceição serão assinados eletronicamente, inclusive pelo fornecedor, que está sendo inserido nesse processo. A iniciativa, da diretoria do GHC, torna a instituição o primeiro órgão público no Brasil a ter os processos de aquisição realizados totalmente por meio eletrônico. Isso significa que, desde o pedido pelo setor solicitante, passando pelas análises jurídicas, administrativas e comerciais, a análise do gestor, a disputa das empresas, a aprovação e a assinatura, tudo é realizado sem o uso do papel. A medida garante transparência total nos processos licitatórios, além da sustentabilidade e da economia, pois diminui o custo com papel, que foi totalmente eliminado do processo.
Outra vantagem significativa é que há mais agilidade no procedimento do trabalho, uma vez que anteriormente a assinatura de um contrato em papel podia levar de 10 a 30 dias, tendo em conta a localização do fornecedor – muitos de fora do Estado -, forma de envio - email ou correio – e outros. O primeiro contrato assinado digitalmente, ocorrido neste mês de setembro, entre os três diretores do GHC e o fornecedor, levou cinco horas.
Foi observada ainda a redução dos custos intrínsecos aos processos de aquisição, a facilidade de rastreabilidade dos processos, gerando maior responsabilização no atendimento aos prazos previstos em cada atividade, inclusive os prazos do fornecedor, e a garantia de mais segurança nas informações. Também teve aumentada a segurança jurídica, pois o novo sistema garante que sejam realizados todos os ritos processuais previstos na legislação vigente.
A iniciativa foi possível graças à implantação do Workflow Orquestra, uma ferramenta que possibilita tornar eletrônicos os processos de trabalho. Esse sistema foi primeiramente implantado nos processos de compra, só que sem a assinatura do contrato, pois teria que haver a inserção de todos os fornecedores na ferramenta, o que levaria tempo e está se tornando realidade agora, com a primeira assinatura digital de um contrato. O trabalho das equipes das gerências de Materiais e de Informática do GHC foi fundamental nesse processo.
O Grupo Hospitalar Conceição tem atualmente cerca de 1.500 fornecedores de todo o país.
O GHC
O Grupo Hospitalar Conceição, com atendimento 100% pelo Sistema Único de Saúde (SUS) e vinculado ao Ministério da Saúde, é formado pelos hospitais Conceição, Criança Conceição, Cristo Redentor e Fêmina, além da UPA Moacyr Scliar, de doze postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, de três centros de Atenção Psicossocial e da Escola GHC.
Créditos: Andréa Araujo.
